Mengelola Event dan Merancang Event

BAB I

RANGKUMAN

Mengelola event adalah sebuah proses sejak merencanakan, mempersiapkan, pelaksanaan, hingga menyusun pelaporan.

Tahap Perencanaan (planing).

1. Menetapkan konsep, misi, bentuk, target/sasaran, timwork, dll yang dirumuskan oleh tim kecil (tim kreatif).
2. Menentukan langkah kerja dan penjadwalannya. (sertakan target ketercapaian).
3. Merencanakan pendanaan.
4. Mengumpulkan semua informasi yang terkait dengan event rancangan, seperti : no.telepon, email, sewa peralatan, chatering, artis, sponsor, nara sumber, dll.

Tahap Persiapan.

1. Menyusun dan menetapkan tim pelaksanana yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan.
2. Mengelola persoalan administrasi / kesekretariatan, seperti : penyusunan proposal, surat menyurat, MOU, logo, alamat darat, alamat eMail, website, ID Card, uniform (seragam), Handout, undangan, tiket, dll.
3. Mulai memproses perijinan yang bersifat internal dan eksternal (seperti ; kepolisian, instansi terkait, pemadam kebakaran, medis, dll)
4. Survei lokasi dan mencari informasi tentang penggunaan tempat.
5. Pembuatan dan pengelolaan media publikasi, seperti Brosur, Poster, Pamflet, Spanduk/Baligho, dll. Media Sosial bisa saja digunakan untuk memperluas jaringan publikasi.
6. Mengelola pendaftaran peserta / partisipan.
7. Pendekatan kepada talent-talent (artis, narasumber, dll) yang dilibatkan dalam acara.
8. Menyusun rancangan acara (rondown acara).
9. Pendekatan dengan pihak-pihak penyandang dana.
10. Melakukan pendekatan dengan semua penyedia jasa pengadaan peralatan yang dibutuhkan, seperti : Panggung, Sound System, Lighting System, Alat Komunikasi, Dekorasi, Listrik, Tenda, Fotografi, Video, Hotel, Kendaraan, dll.
11. Mempublikasikan event, dihubungkan dengan peserta, partisipan acara, penonton, dll.
12. Berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat.
13. Mengatur agenda persiapan akhir, loading area, logistic, gladi resik, check sound, dll.
14. Mengadakan simulasi pelaksanaan. (awali dengan check peralatan teknis)

Selain mempersiapkan acara dalam mengelola event harus merencanakan dengan detail semua masalah yang dimungkinkan akan muncul dalam proses persiapan ini.

1. Koordinasi para pelaksana (briefing). Gunakan Tanda Khusus (ID card).
2. Pemeriksaan peralatan : Alat Komunikasi, Sound System, Lighting System, Video, In Focus, dll.
3. Memposisikan semua personil di pos masing-masing.
4. Membuka pintu masuk area, mempersilahkan peserta, penonton untuk masuk. (event sejenis seminar, workshop, lomba biasanya diawali dengan registrasi peserta).
5. Persiapan pemateri, nara sumber, juri, talent, pengisi acara, dll.
6. Menjalankan acara dengan selalu berkoordinasi dengan seluruh divisi penunjang, memonitor masalah yang muncul dan reaktif bertindak mengatasinya dengan tenang, memonitor durasi waktu. Sepanjang acara, MC (Master of Ceremony) selalu berusaha menjalin komunikasi dengan peserta/penonton.
7. Memonitor peserta/ partisipan. Bertindak dengan tenang jika masalah muncul.
8. Berkoordinasi dengan seluruh divisi.
9. Pertimbangkan jadwal yang tepat kapan harus rehat, makan, shalat, dll.
10. Menutup acara secara resmi, seperti : pengumuman pemenang, pembagian hadiah, dll.
11. Membereskan semua peralatan dan kebersihan tempat yang digunakan.

Tahap pelaksanaan

1.      Melaksanakan kegiatan sesuai dengan konsep acara dan rondown acara

contoh gambaran memetakan pekerjaan dalam sebuah event.

Evaluasi

Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. Hal ini sebagai motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreatif dan imajinatif dalam menghasilkan sebuah karya.

Laporan

Laporan adalah sebuah bentuk tulisan yang menggambarkan sejauh mana ketercapaian sebuah acara, menggambarkan tentang berbagai kelemahan, menggambarkan tentang hasil atau ketercapaian. Apabila sebuah event merupakan bentuk kerjasama produksi, harus lebih mengangkat bagaimana citra sebuah produk mitra bisa diapresiasi peserta/ partisipan/ penonton yang terlibat. Alangkah lebih indah jika laporan dilengkapi media dokumentasi, seperti foto , video.

Dalam mengelola event kita harus mengetahui beberapa hal supaya tidak menimbulkan kesan event hanya hal yang asal-asalan. Hal yang harus kita ketahui ialah;

- Event menunjukkan kualitas organisasi,

- Event berperan dalam mencetak manusia produktif dan siap berkompetisi,

- Event membangun brand image.

Hal diatas ialah sebuah alasan yang harusnya menjadi penguat kita dalam membentuk sebuah event. Event sering bermula dari hanya sekedar angan-angan. Untuk mewujudkannya, kita harus mempersiapkan landasan yang kokoh. Idealnya ada tiga point sentral dalam sebuah event supaya tidak mubazir dan tidak sekedar jadi event pelengkap kewajiban organisasi yaitu konsep, prepare, dan eksekusi.

KONSEP

Yang pertama kali harus dilakukan adalah mengumpulkan orang sebagai pelaksana awal sebagai otak event. Ada banyak cara yang bisa ditempuh dan tergantung masing-masing individu untuk memilih kriteria apa saja yang cocok melakoni hal ini. Kelompok kecil ini yang membuat gambaran event sekaligus mengelola ide menjadi sebuah konsep. Sebagai referensi, terkadang ide-ide segar mengalir tanpa terbendung, tapi ntidak jarang juga ide itu berhenti dan bikin frustasi.

lahir dari proses adaptasi yang sangat panjang dalam kehidupan, dari ujung rambut sampai ujung kaki semuanya punya potensi mengembangkan ide, tapi jika sudah masuk tahap implementasi sering kali gagal di terapkan. Cara paling sederhana menyiasati hal ini adalah dengan dituliskan. Tulisan jadi penting kalau mengingat bahwa sebagian besar penyakit akut manusia adalah lupa. Sekedar corat-coret kadang diperlukan, karena tidak jarang ide brilian muncul dimana aja dan saat kapan saja. Ini yang patut diwaspadai, jangan sampai kita kehilangan ide brilian hanya karena kita lupa mencatatnya.

PREPARE

Yang kedua adalah mempersiapkan tim super untuk diandalkan dalam kepanitiaan. Tim ini yang nantinya bakalan jadi leader untuk panitia kecil yang ke depannya bakalan semakin bertambah kuantitasnya. Selain tim super, yang juga harus dipersiapkan adalah tim buat akses kedalam indormasi. Biasanya dinamakan event secretary Yang harus jadi catatan dalam proses ini adalah bahwa tiap penugasan dalam tim adalah sentral. Kerjasama adalah harga mati untuk sebuah kesuksesan acara Processing

Beberapa hal yang mutlak harus ada dalam kepanitiaan:

- Core Team Building (Panitia Inti),

- Quality Control Team (Tim Pengawas Kegiatan)

- Channeling Team.

Lanjut ke proposal. Dalam sebuah event keberadaan proposal menjadi sangat penting karena aneh membuat acara resmi jika tidak ada proposal. Ada 2 jenis proposal yang biasa di buat dalam perencanaan sebuah event : Legal Proposal dan Promotion Proposal Dalam beberapa situasi bisa bertambah satu lagi namanya trainer proposal. Begitu proposal selesai, kita mesti membuat database alamat plus nomer kontak untuk konfirmasi.

Lalu hal terpenting yang harus disediakan ialah uang. Besarnya budget akan mempengaruhi besarnya event semakin besar acara pasti membutuhkan budget yang banyak juga.

Segi perijinan juga penting karna jika tidak ada perijinan dihawatirkan terjadi misskomunikasi dengan beberapa pihak yang bersangkutan.  Rumitnya sebuat perijinan tergantung dari besarnya dan masa yang akan datang.

EKSEKUSI

Eksekusi adalah gambaran kesiapan panitia, performer, pendukung event serta pihak lain yang terlibat dan jangan lupakan keberadaan audience.

Untuk mendesain sebuah event sangat penting untuk menjawab beberapa pertnyaan seperti; Mengapa, untuk apa, bagaimana, kapan, dimana da siapa

Mengapa. Anda merencanakan sesuatu pasti ada dasarnya, ada latar belakang yang mendorong kekreativitasan Anda. Boleh dibilang pertanyaan ini harus menggambarkan mimpi dan cita-cita kita, idealis kita,  kebermaknaan bagi masa ke depan.

Untuk Apa. Anda mendesain sesuatu pasti harus ada manfaat yang ingin dicapai. Paling tidak dalam rencana ini sudah dipertimbangkan segmen pasarnya (sasaran). Dan bagi para partisipan tentunya harus mendapatkan nilai keuntungan (bukan hanya dilihat sudut materil semata).

Bagaimana. Pertanyaan ini bersifat teknis, bagaimana caranya acara tersebut dikerjakan. Jika perlu buatlah dengan desain proses (bagan/sistem), dari persiapan, pelaksanaan serta evaluasi/pelaporan. Tidak salah juga bila Anda menuliskan tentang perkiaraan berapa lama acara ini dipersiapkan.

Kapan . Kapankan waktu penyelenggaraan dan memperhitungkan kemungkinan jumlah pengunjung yang datang pada waktu tersebut.

Dimana. Lokasi yang strategis dan mudah dijamah oleh masyarakat akan sangat mempengaruhi ramainya sebuah event.

Siapa. Siapa adalah Anda beserta tim penyelenggara (EO) dan sasaran atau target pasar / segmen yang ingin diraih (spesifik : anak-anak, remaja putri, ibu-ibu, siswa sekolah, kalangan pelaku industri, pendidik, dll)

Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan sangat berpengaruh terhadap event yang akan kita laksanakan. Karna jika tidak membuat pertanyaan seperti itu akan terjadi miskomunikasi dan yang lebih parah bisa terjadi kegagalan event karna banyak hal yang tidak sesuai dengan keinginan.

BAB II

KESIMPULAN

Event bukanlah hal mudah untuk dilaksanakan karna melalui berbagai mekanisme juga membutuhkan persiapan yang matang, namun jika semua mekanisme bisa dijalankan dengan baik maka akan menghasilkan event yang baik pula.